איך להפוך את תכנית העבודה לשל כולם?

גם אצלך התחילה העונה של גיבוש תכניות עבודה? של הגדרת היעדים לשנה הבאה?

בטח כבר שלחת את הזימונים ביומן למפגשי מנהלים…

ועוד שניה המנכ"ל ישלח את היעדים…

תתכנסו באיזה מקום מכובד, תהיה מצגת מהממת!

ותבקשו מכולם להכין תכניות עבודה בהתאם…

אבל רגע! עצרו!

כך בדיוק, מתחילה כרוניקה, של חוסר מעורבות ידועה מראש.

איזו כרוניקה?
המשפטים שאני שומעת שוב ושוב ממנכ"לים או מנהלים בדרגים שונים: "לא אכפת להם מהיעדים", או "הם לא מתאבדים על היעדים", או "לא מרגיש שזה שלהם".

אתם רוצים שיהיה להם באמת אכפת מהיעדים?
שהם יהיו רתומים ומחויבים להם בדיוק כמוכם?
בואו תדאגו מתחילת התהליך, שהם באמת ירגישו שהיעדים האלו שלהם.

למה אני מתכוונת?

בואו נבין דרך סיפור מהשטח –  איך לרתום את המנהלים או הצוות שלך ליעדים? איך להפוך אותם לשלהם?

אני רוצה לספר לכם על רוני, מנכ"ל שאני מלווה את ההנהלה שלו כבר תקופה.

באחת הפגישות הראשונות שלנו, רוני סיפר לי: "אני לא מצליח להבין למה בישיבות ההנהלה, המנהלים לא מדברים…

אני מציג את היעדים, בוחן איפה אנחנו עומדים, מבקש לנהל על זה דיון ואין שיתוף פעולה".

גם המנהלים שפגשתי סיפרו לי שאין באמת דיונים בישיבות האלו.
ואת האמת? לא ממש הבנתי על מה זה יושב.

עבדנו על פיתוח הצוות ועל העמקת הביטחון הפסיכולוגי, שישפר את היכולת שלהם לנהל שיח פתוח ולהביע דיעות שונות אחד מול השני.
האווירה בצוות מאד השתפרה.

אבל עכשיו, כשהגענו לעבוד על תכניות העבודה לקראת 2025, הכל התבהר לי!

"אני מתלבט אולי כדאי השנה לעשות את זה אחרת? רוני פתח.
אני מרגיש שהם לא מתאבדים על היעדים. יותר מזה שהיעדים לא מעניינים אף אחד, אף אחד לא מחויב להם. הם כאלו לא קיימים.
כל מחלקה וצוות רצים עם המטרות שלהם אבל מהיעדים שקבעתי ברמת החברה הם פשוט מתעלמים".

"תסביר לי? איך הם נקבעו בשנה שעברה?" שאלתי.
ערכתם דיון בהנהלה כדי לגבש אותם?"

"לא, אני קבעתי אותם" רוני סיפר.
"הצבתי את היעד של החברה וביקשתי שכל מנהל מחלקה יכין תכנית איך הוא מתכוון להגיע ליעד הזה".

"איזה סוג של יעד זה היה?" שאלתי.
"יעד מספרי" הוא ענה.
"להגיע לX לקוחות ו X הכנסות"

"עכשיו הכל ברור לי", אמרתי.

"ברור לי למה הם לא דיברו בישיבות הנהלה כשבחנת את העמידה ביעדים ולמה לאורך כל הדרך הרגשת שהם לא מחויבים להם"

"סיבה 1: שמת להם רק יעד מספרי ללא יעד איכותי (השראתי)
 יעד מספרי תמיד יהיה סביב רווח, הכנסות, לקוחות…תכלס? סביב כסף.

כסף זה מעולה. כולנו בסוף כאן בשביל להרוויח. אבל חייבים להיות גם יעדים איכותיים (שנגזרים מהחזון שלכם, מ Why שלכם). יעד איכותי מייצר משמעות ומוטיבציה!

אני אתן דוגמא:
אם החזון של גוגל (Vision) הוא: "לספק גישה למידע העולמי בלחיצת כפתור" (To provide access to the world's information in one click)

והמשימה של גוגל (Mission): "לארגן את המידע העולמי ולהפוך אותו לנגיש ושימושי באופן אוניברסלי" (To organize the world's information and make it universally accessible and useful)

אז יעד שנתי ל2026 יכול להיות:

להפוך את החיפוש למהיר יותר ב-2025"
"להגדיל את נגישות המוצרים בשווקים מתפתחים".
מהיעד הזה נגזור מטרות כמותיות, אבני דרך שיראו שהגענו ליעד.

סיבה 2: כי היעדים האלה שלך, לא שלהם.

הם לא היו מעורבים בהגדרתם, יכול להיות שהם בכלל לא האמינו בהם או שראו אתגרים בהשגתם,
אבל אפילו לא שאלת לדעתם באמת,

אז איך אפשר לצפות שהם יהיו באמת מעורבים בהגשמתם?

מה קרה פה בעצם? אתה החלטת הכל לבד בתחילת הדרך,

ולכן נשארת לבד באמצע ובסוף.

מיותר לציין, שגם לא הצלחתם להגיע ליעדים שקבעת.

אז מה עושים? מה את מציעה?

"בוא נתחיל אחרת השנה, מההתחלה." אמרתי.

את כל תהליך הגדרת היעדים, מתחילתו, תערוך יחד אתם.

המנהלים שלך יהיו מעורבים, או יותר נכון שותפים לכל התהליך, ביחד אתך, כי בתכלס הוא של כולכם, לא שלך.

איך זה יעבוד?

בשלב ראשון: תמפו יחד את תמונת המצב כיום: מה היו היעדים, מה היו ההישגים ומה הפערים. תדונו מה סייע לכם ומה הקשה עליכם להשיג את היעדים.

בשלב שני: תגדירו יחד את היעדים ברמת החברה, לאור האסטרטגיה הקיימת או חדשה שתגבשו יחד.

בשלב שלישי: כל מנהל מחלקה יחד עם ראשי הצוותים ו/או ואנשי הצוות שלו יגבשו יעדים ומטרות ברמת המחלקות.

אני לא נכנסת פה לעומק התהליך,
היום היה חשוב לי לדבר קודם כל – על העיקרון של:
שיתוף מנהלים או עובדים בתהליך קבלת החלטות על יעדים.

בין אם אתם מנכ"לים, מנהלי מחלקות או ראשי צוותים.
ככל שאנשים יהיו מעורבים יותר בשלב השאלות – הם יהיו רתומים יותר בלהשיג את התשובות והתוצאות.

 למה אנחנו מוצאים את עצמנו דוחפים לבד את העגלה?

והפעם אני רוצה להציג לכם מודל של Tannenbaum and Scmidt שאני קוראת לו "Tell-Sell" מודל שמציג את הקשר בין מידת מעורבות המנהל.ת לבין מידת מעורבות העובדים.

‏למה אני מתה על המודל הזה?

כי הוא כל כך פשוט וחכם.
הוא מראה באופן מאוד מאוד ברור שככל שמעורבות המנהל.ת בקבלת החלטות (במתן משימה או ביצועה) תקטן –
ככה המעורבות של העובדים תגדל!

אפשר לאמץ את המודל הזה לכל פעולה או סיטואציה ניהולית.

בואו ניקח דוגמה פשוטה?
מנהלת החליטה להעניק אחריות לחברת צוות שלה, על חיזוק גיבוש הצוות.

לפי TELL: היא תבוא אליה ותאמר לה: "שומעת? חשבתי שיהיה מעולה שתהי אחראית על גיבוש הצוות.

אז מה שנראה לי זה שיהיה נחמד אם פעם בחודש נצא יחד כל הצוות לאכול א. צהריים. שבכל יום הולדת או חג נערוך פעילות משותפת ושבכל ישיבת צוות נערוך איזה משחק מגבש.
חשבתי שנתחיל ממש מישיבת הצוות הקרובה, סבבה?

שימו לב: זה קורה המון. בשום שלב המנהלת לא עירבה את העובדת בחשיבה ואפילו לא שאלה אותה אם יש לה עניין בזה…

לפי SELL: היא תבוא ותגיד את אותו דבר בערך, רק תסביר לה למה זה חשוב בעיניה לגבש את הצוות ולמה היא חשבה שדווקא היא, מתאימה לתפקיד.

לפי CONSULT: היא תגיד "שומעת? חשבתי שכדאי שנשקיע קצת יותר בגיבוש הצוות שלנו, שזה יתרום לשיתוף הפעולה בינינו, ליכולת שלנו להגיע ליעדים יחד ולשפר את היחסים בינינו. מה דעתך?…
היית רוצה לקחת על עצמך את האחריות על זה? מה היית עושה כדי לקדם את זה?"

"בואי תחשבי על זה ונעשה על זה פגישה? אשמח לשמוע את הרעיונות שיש לך ואחליט מה נראה לי ונתקדם".
שימו לב: יש כאן התייעצות אך ההחלטה היא עדיין בידיה של המנהל.ת.

לפי JOIN: כל הדיון וההחלטות יעשו יחד עם העובדת.

לפי Delegate: המנהלת תתן לעובדת אחריות מלאה לגבש את הפרויקט לפי ראות עיניה ולהובילו בהתאם.

לסיכום אני ממליצה בכל סיטואציה ניהולית, בטח כשמדובר בהגדרת יעדים וגיבוש תכניות עבודה: להשתדל לשתף ולהתייעץ כמה שיותר. ההחלטה בכל שלב יכולה להיות שלך כמנהל.ת אבל ככל שתשתפו והם יהיו חלק מקבלת ההחלטות ככה הם יהיו יותר תורמים ומעורבים בביצועה.

אתגר השבוע: לשתף יותר את הצוות שלך בגיבוש תכנית עבודה (או בכל מטרה או משימה שלפניכם!)

בשבוע הקרוב האתגר שלכן.ם הוא: בכל עשיה ניהולית שלכן, כמו לדוגמא בהובלת גיבוש תוכנית עבודה ל2026, שתפו והתייעצו עם אנשי הצוות שלכם.ן ככל היותר.

איך? אם את.ה מנהל.ת ביניים: וקיבלת או גיבשת עם המנהלים שלך את היעדים של הצוות שלך, ערכו על זה דיון בישיבת צוות ושלבו אותם בכל שלב בתהליך גיבוש תכנית העבודה של הצוות.

הציגו את היעד שניתן לכם.ן

חשבו יחד איתם איך ניתן להגיע אליו? מהן המטרות שיובילו להשגתו, מה הפעולות שיש לבצע?

קבלו יחד החלטות עליהן תהיה מבוססת תכנית העבודה

חלקו בינכם אחריות: מי לוקח.ת על עצמו כל משימה?

כמובן שאתם.ן יכולים לבוא עם הכנה ומחשבות משלכם – אבל!
תבואו באמת פתוחים לדיון משותף, לשמוע רעיונות ולגבש יחד פתרונות ותכנית שתוביל אתכם להשיג את היעד.

יהיו דברים שתוכלו לקבל החלטה יחד איתם על המקום ויהיו דברים שתרצו לחשוב עליהם עוד טיפה, עם עצמכם או המנהל.ת שלכם וזה בסדר.

אבל אם כל הזמן תקפידו לייצר שיתוף ושיח משותף,
אם תשתמשו ב"אנחנו" ו "שלנו" במקום "אני חושב ש…" או "היעד שלי הוא",
זו באמת תהיה תכנית העבודה של כולכם!

אם משהו עדיין מאתגר ולא מסתדר? אני כאן בשבילכם.

תמיד אפשר לכתוב לי!

בהצלחה!